עסקים רבים עברו להשתמש במהלך השנים במערכת ניהול לקוחות. מערכות אלו החליפו את השיטות הישנות והקודמות של קשרי לקוחות, בין אם אלה היו שיטות יעילות יותר או פחות.
סביר להניח שחלק מהעסקים שבחרו לעבור ולהשתמש בשיטות אלו, עשו זאת, בין היתר, מתוך הבנה שעדיף לנהל את קשרי הלקוחות דרך תוכנות מחשב ולא בדרכים אחרות, רבים מהעסקים עשו זאת גם מתוך הבנה שככל שכמות הלקוחות גדלה, אין היגיון לעשות את זה בעצמם אלא הם צריכים להיעזר במערכות תומכות, מה עוד שהמערכת מציעה אופציות שונות שלא ניתן לבצע אותן לבד.
בחלק הבא אנחנו נציג מספר דוגמאות לכך, על מנת להבין מדוע שימוש במערכת לניהול לקוחות הוא עדיף על פני ניהול הקשר באופן עצמאי. נכון, שלעיתים קשר ישיר הוא דבר חשוב וחיוני, ולא מעט בעלי עסקים, בוודאי כאלה שנחשבים לאולד סקול, יטענו שאין דבר יותר חשוב מקשר אישי עם הלקוח, אך כפי שנראה מיד, זה לא תמיד יעיל ולא תמיד נכון.
למה נכון ומשתלם לעבוד עם מערכת ניהול לקוחות?
הבסיס הוא שמערכת כזו מאפשרת לנו לשמור פריטי מידע רבים. אנחנו לא צריכים לשמור אותם במחברות או בספרים, אנחנו יכולים לשמור הכל במערכת, דרך קטלוגים ופילוחים שונים. זו דוגמא טובה בשביל להבין מה המערכת יכולה לעשות שאנחנו נתקשה. נניח יש קהל לקוחות במקום מסוים שאנחנו רוצים לפנות רק אליו, המערכת תדע לעשות את הפילוח הנכון, בשביל שנוכל לשלוח רק לקהל זה מייל או הודעה בסלולר. אנחנו נתקשה מאוד לעשות את הפילוח הזה באופן ידני.
כמו שאמרנו, עם הזמן העסק צובר לקוחות רבים, ככל שהוא צובר יותר ויותר לקוחות, יש יותר פריטי מידע שנכנסים. זה לא פשוט להתמודד עם זה. המערכת מסוגלת לעשות את זה ובצורה יעילה.
נקודה נוספת היא הקשר האישי. מלבד העובדה שזה דורש מאיתנו הרבה זמן, כיום אנשים הרבה יותר עסוקים מאשר בעבר, הם לא בהכרח מחפשים את הקשר האישי. לכן הם ישמחו לקבל מייל או הודעה בסלולר ולא בהכרח שיחת טלפון. המערכת תעשה זאת בשבילנו. כך אנחנו שומרים על קשר עם הלקוחות שלנו בצורה יעילה.