טונר למדפסת הינו בין חומרי הגלם החיוניים בכל משרד ומאפשרים את ההתנהלות התקינה של המשרד לאורך היום. למרבה הצער, במקרים רבים, הטונר נגמר דווקא ברגעים הכי חשובים וכאשר הכי נזקקים לו. טונר למדפסת שלא כמו דיו למדפסת, מגיעים בצורת אבקה ולא בצורת נוזל, כך שבמדפסת חשמלית, נשלחים בכל פעם זרמים חשמליים קטנים בהתאם לתמונה הרצויה ובכך יוצרת את התמונה הרצויה על הדף.
טונר עובד כך: בכל פעם שחלק מסוים של הנייר עובר תחת הטונר, זה בתורו משגר את האבקה על פי ההוראה של התמונה הרצויה ויוצר אותה ברמת דיוק מרבית ועל פי ההגדרות שהוכתבו לה. טונר למדפסת מגיע ברמות שונות של איכויות: חלק מהטונרים מתאימים לעבודה שוטפת במשרד הנדרשת כאשר יש צורך בכמויות גדולות של טונר, טונרים אחרים מתאימים לעבודה יומיומית בבית או למקומות פרטיים, טונרים מסוימים יכולים להחזיק מעמד למשך חודשים רבים ואחרים יכולים לשמש אתכם רק לזמן קצר בשל איכות ירודה. כל אלו הינם פרמטרים שבהם יש להתחשב בעת הזמנת טונר למשרד או לעבודה.
בעוד שדיו נוזלי הוא פתרון אידאלי למשרדים המשתמשים בכמויות דיו מעטות יחסית, טונר למדפסת הוא התשובה לבתי עסקים העושים שימוש בכמויות גדולות של הדפסות ונוטים להדפיס מדי יום היקפים גדולים של חומרים. כאשר עושים שימוש בכמויות גדולות של דיו למטרות עבודה ומטרות עסקיות אחרות, אזי מחירו של הדיו הופך את העסקה כולה לפחות רווחית, מביא להוצאות גבוהות ומקשה על התחזוקה השוטפת של המדפסת, בשל הצורך למלא שוב ושוב בדיו חדשה.
עבודה עם טונר למדפסות לעומת זאת, יעילה הרבה יותר למשרדים ולחברות העושים שימוש בכמויות גדולות של טונר. בשל מצב הצבירה של הדיו, הוא מצב אבקתי, פיזור החומר מתבצע בצורה יעילה יותר ובכך מביא לשימוש חסכוני, יעיל ואיכותי יותר למשרד. 
סוגים שונים של טונר למדפסת
ברכישת טונר למדפסת חשוב לשים לב לסוגים השונים הקיימים כיום בשוק. קיימים מוצרים מסוגים שונים וברמות שונות של איכות כך שבחירה לא נכונה של טונר למדפסת יכולה לא רק לפגוע במדפסת ובאיכות ההדפסות עצמן, אלא גם לעלות סכומי כסף גדולים יותר ובסופו של דבר, להתגלות כבזבוז או כהשקעה לא יעילה.